De todos los negocios que cierran debido a un desastre natural, m谩s del 25% nunca m谩s vuelven a abrir sus puertas. Si bien no es posible disminuir el riesgo de enfrentar un hurac谩n, hay medidas que se pueden tomar para proteger su negocio e incrementar sus posibilidades de pronta recuperaci贸n.
Para esto, el 杏吧原创 Information Institute (I.I.I) y el Institute for Business & Home Safety (IBHS) coinciden en que es indispensable tener tanto un plan de preparaci贸n en casos de desastres como el seguro adecuado, particularmente en un a帽o de fuerte actividad cicl贸nica.听听听
Desarrolle un plan de recuperaci贸n de desastres
No importa si su negocio es grande o peque帽o, un plan de an谩lisis del impacto de un desastre que le ayude a identificar sus puntos d茅biles es una necesidad obligada para que pueda hacerle frente a un desastre natural. Las grandes corporaciones a menudo contratan personas especializadas en analizar los riesgos y los asistan en la producci贸n de planes de recuperaci贸n. Los due帽os de peque帽os negocios tambi茅n pueden hacer la planificaci贸n y an谩lisis por su cuenta.
Un plan para su negocio debe incluir los siguientes puntos:
- Establezca un plan de respuesta de emergencia y entrene a sus empleados en c贸mo llevarlo a cabo. Haga que sus empleados aprendan a qui茅n notificar cuando ocurra un desastre y qu茅 medidas deben tomarse para evitar la p茅rdida de vidas y propiedades.
- Escriba cada uno de los pasos de su plan y asigne responsabilidades para cada empleado en un lenguaje simple y sencillo de entender y seguir. Practique los procedimientos establecidos para cada respuesta de emergencia con pruebas establecidas con regularidad.
- Componga una lista de direcciones y tel茅fonos importantes. Aseg煤rese de que puede entrar en contacto con las personas claves en caso de una emergencia y despu茅s de un desastre. La lista debe incluir agencias de respuesta de emergencias establecidas antes y despu茅s de un desastre, listado de clientes, contratistas, suplidores, instituciones financieras, agentes de seguros, aseguradoras y los empleados.
- Decida una estrategia de comunicaciones de modo que prevenga la p茅rdida de sus clientes. No dude en colocar avisos en su locaci贸n, contactar a los clientes por tel茅fono, correo regular y electr贸nico o de ser necesario colocar un aviso en el peri贸dico local.
- Considere las cosas que puede necesitar inmediatamente durante una emergencia. 驴Necesitar谩 una fuente de energ铆a alternativa y de respaldo? 驴Necesita un sistema de comunicaciones de respaldo?
- Recursos Humanos. Proteja a sus empleados y clientes de sufrir lesiones en sus instalaciones. Considere el posible impacto de un desastre en la habilidad de sus empleados de reportarse a sus puestos de trabajo o c贸mo los clientes podr谩n acceder su sitio de negocio o recibir sus servicios.
- Recursos f铆sicos. Inspeccione las instalaciones de su negocio y cuantifique el impacto que un desastre podr铆a tener en estas. Aseg煤rese que sus instalaciones est谩n en conformidad con los c贸digos de construcci贸n requeridos por su condado.
- La comunidad de su negocio. A煤n cuando su negocio se escape de los efectos directos de un desastre natural, existe la posibilidad de que pueda sufrir p茅rdidas significativas debido a dificultades de recibir provisiones o servicios, o limite el acceso a su clientela regular. Las empresas deben comunicarse con sus proveedores o suplidores para corroborar que conocen los procesos de emergencia y planes de recuperaci贸n, de modo que todos est茅n preparados.
- Proteja sus instalaciones o edificio. Si usted es due帽o de las instalaciones que hospeda su compa帽铆a, incluya la manera de proteger la edificaci贸n que lo contiene como parte de su plan. Considere el impacto financiero si su negocio necesita permanecer cerrado por culpa de un desastre. 驴Cu谩nto le costar铆a este impacto al permanecer cerrado por un d铆a, una semana o un per铆odo mayor?
- Mantenga archivos por duplicado. Tenga archivos de respaldo para sus datos computarizados y haga copias actualizadas con frecuencia para mantenerlas fuera de su domicilio de negocio principal. Mantenga copias f铆sicas de los documentos importantes de su compa帽铆a, preferiblemente en una caja de dep贸sito en un banco y aseg煤rese que todos los respaldos est谩n actualizados.
- Identifique las actividades cr铆ticas y los recursos m铆nimos que necesita para dar soporte a estas. Si cerrar sus puertas, aunque sea temporalmente, no es posible, determine qu茅 requisitos necesita tener a la mano para seguir con su negocio aunque sea desde otra direcci贸n o en otras instalaciones.
- Encuentre una instalaci贸n alternativa, proveedores de equipos y productos o contratistas calificados opcionales. Considere llegar a hacer un acuerdo rec铆proco con otro negocio similar al suyo. Pruebe acordar un arreglo con un contratista o proveedor al menos que se comprometa a responder a sus necesidades inmediatas.
- Proteja sus sistemas computarizados y datos. Existen muchas empresas dedicadas a ofrecer sistemas de respaldo de computaci贸n que pueden mantener sus archivos al d铆a en almacenajes que muchas veces son accesibles por Internet v铆a banda ancha.
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Revise sus planes de seguros
Aseg煤rese de que posee suficiente cobertura de seguros para pagar los costos indirectos de un desastre鈥攃omo la interrupci贸n de sus actividades de producci贸n鈥攁s铆 como los costos de reparaci贸n de sus instalaciones, edificio, maquinarias u otra propiedad. La mayor铆a de las p贸lizas de seguros de negocios no incluyen ni da帽os por inundaci贸n ni da帽os por terremotos y usted puede necesitar adquirir estas por separado. As铆 mismo, conozca los l铆mites y deducibles de su p贸liza.
Tambi茅n en sus p贸lizas de seguro deben reflejarse arreglos y mejoras que usted haya incurrido en su empresa. Esto incluye tanto mejoras de construcci贸n a una instalaci贸n como la adquisici贸n de nuevos equipos.
Para un negocio, el costo de un desastre se puede extender mucho m谩s de los costos de reparar una instalaci贸n o un techo, cambiar mobiliario o equipos. Existe el riesgo potencial de p茅rdidas de los ingresos mientras las instalaciones no se pueden usar. Su plan de recuperaci贸n en caso de desastre debe incluir una revisi贸n detallada de sus p贸lizas de seguro, de modo que no existan grietas entre una cobertura y otra. Es posible que si su p贸liza de seguros incluye p茅rdidas de ingresos, algunas condiciones pueden limitar la cobertura, por ejemplo, si los da帽os a su propiedad ocurren fuera de sus instalaciones regulares mientras est谩 en las instalaciones de un cliente. Por lo general, es posible obtener cobertura adicional a su p贸liza de seguros pagando por separado.
Cobertura de seguros b谩sicos que considerar para su negocio:
- Cobertura para las instalaciones o edificio le proveer谩 de fondos en caso de que sus instalaciones sufran da帽os o queden destruidas, ya sea por causas cubiertas o en caso de p贸lizas espec铆ficas contra huracanes, por da帽os causados por efecto del viento o lluvia. Estas p贸lizas no suelen incluir cobertura en caso de inundaci贸n o de terremotos por lo que deben adquirirse por separado.
- Cobertura de propiedad del negocio para el contenido de sus instalaciones o inventario que quede destruido o inservible despu茅s de un desastre, como un siniestro o una tormenta.
- Cobertura de las mejoras o remodelaciones realizadas por inquilinos incluye indemnizaciones por da帽os ocurridos en instalaciones, mejoras y anexos realizados en la edificaci贸n que ocupa el asegurado pero que no le pertenecen, cuyos gastos han sido pagados por 茅l para el desempe帽o de su negocio.
- Cobertura para propiedad adicional tales como cercas, toldos u otras estructuras anexas. Esta cobertura est谩 limitada y var铆a de acuerdo con el tipo de propiedad adicional.
- Cobertura por p茅rdida de ingresos y ganancias cuando el normal desempe帽o del negocio se ve afectado por los da帽os causados en un siniestro, ya sea porque la edificaci贸n queda destruida, y no se puede transar negocios en ella, o mientras se realizan reparaciones en la misma.
- Cobertura de gastos adicionales provee de fondos para hacer funcionar el negocio en una nueva locaci贸n, para el alquiler de nuevos equipos mientras se reparan o compran instalaciones propias que sustituyan a los equipos perdidos y que ayuden a minimizar la p茅rdida de ingresos y ganancias del normal desempe帽o del negocio.
- Cobertura en caso de aplicaci贸n de nuevas leyes y ordenanzas locales provee de fondos al asegurado para hacer frente a gastos adicionales de reconstrucci贸n o reparaci贸n que surjan de tener que implementar nuevas ordenanzas locales o c贸digos de construcci贸n, tras las reparaciones a efectuar.
Los due帽os de negocios que necesiten mayor informaci贸n respecto a seguros para su negocio o informaci贸n de c贸mo hacer un plan de preparaci贸n en caso de desastres, pueden obtener Open for Business: A Disaster Planning Toolkit for the Small Business Owner (Abierto y haciendo negocios: Herramienta de planificaci贸n en caso de desastres para los due帽os de negocios), del o de la Oficina de Peque帽os Negocios, .
Para m谩s informaci贸n, visite la secci贸n de negocios del I.I.I.